Должность: помощник руководителя / помощник в Family office (не удаленка)
Требуемый опыт работы: 3–6 лет
Полная занятость, полный день. Присутствие в офисе.
Family office: Руководитель (Акционер), 4 сотрудника, постоянно находящиеся в офисе.
Функционал:
- Выполнение личных поручений Руководителя (личные покупки, билеты на мероприятия, бронирования ресторанов и т.д.), контроль важных дат и напоминания Руководителю; поручения, касающиеся членов семьи Руководителя.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ пропусков, канцтоваров, воды, покупка фруктов, взаимодействие с администраторами здания и т.д.), организация встреч в офисе, прием гостей.
- Обеспечение документооборота офиса (отслеживание передачи документов, общение с водителями, курьерами), сканирование, форматирование документов при необходимости.
- Ведение архива документов офиса (поддержание в порядке большого объема документов, составление реестров).
- Планирование и организация командировок Руководителя и сотрудников FO (редко).
- Переводы документов (русский/ английский) (по мере необходимости).
- Отправка и получение корреспонденции на Почте России (2 раза в неделю), в рамках рабочего дня.
- Рабочая поддержка и взаимодействие с сотрудниками Family office:
С юристом: заказ документов/справок на гос. услугах, обращения в гос. органы (направить, позвонить), отправка корреспонденции, поиск общедоступной информации;
С Финансовым отделом: заполнение отчетов по расходам, формирование папок и хранение фин. отчетов/ документов;
С Тревел-менеджером (важно!): оформление авиабилетов, ж/д билетов, помощь в организации путешествий Руководителя и его семьи, логистики, заказы/ брони отелей, ресторанов, трансферов, взаимодействие с агентами по вопросам оформления виз, паспортов (под руководством Тревел-менеджера).
- Финансовая отчетность по тратам в конце каждого месяца (касса офиса).
Требования:
- Высшее образование.
- Опыт работы в качестве личного (персонального) ассистента / секретаря руководителей высокого уровня/первых лиц компаний.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Английский язык – свободный (переписка, телефонные звонки, перевод документов).
- Внимательность, аккуратность, пунктуальность.
- Коммуникабельность, тактичность и доброжелательность.
- Строгое соблюдение конфиденциальности.
Условия работы:
- Работа в Family office (лично с акционерами крупного холдинга)
- Оформление по ТК РФ
- Высокий уровень профессионального и корпоративного взаимодействия
- Расширенная программа ДМС (после прохождения испытательного срока)
- Конкурентная заработная плата
- График работы 5/2 (с 10:00 до 19:00). Но необходимость быть на связи вне офиса
- Офис в Сити (башня Федерация)
Ключевые навыки
- Английский — C2 — В совершенстве
Задайте вопрос работодателю
Вакансия опубликована 2 апреля 2025 в Москве
